Plantronics Manager Pro

Het alles-in-één headsetmanagementsysteem in de cloud

Evolutie in klantcontact

Sociale media. Online bestellen. Live chat. Spraakgeactiveerde zelfbediening. Klanten zijn inmiddels gewend aan het gemak waarop zij met bedrijven in contact kunnen komen. Door al deze nieuwe manieren om met uw bedrijf in contact te komen is de manier waarop bedrijven omgaan met klantcontact de afgelopen jaren in snel tempo veranderd. 

Een aantal jaar geleden was het normaal een bedrijf te bellen als je iets wilde weten. Tegenwoordig hebben klanten zoveel mogelijkheden om de informatie zelfstandig en 24/7 te vinden. Is daarmee het tijdperk telefoon tot een einde gekomen? In tegendeel, wanneer een klant de moeite neemt om uw bedrijf te bellen doet hij dit zeer waarschijnlijk omdat hij het gevoel heeft dat hij dringend iets nodig heeft. De klant wil aandacht en eist volledige tevredenheid.

Niet alleen de manier waarop bedrijven in contact staan met hun klanten is geëvolueerd de afgelopen jaren, ook de manier waarop medewerkers bij een bedrijf bellen is enorm veranderd. Had iedereen een paar jaar gelden nog een vaste telefoon op hun bureau staan, tegenwoordig wordt bijna overal gebeld via de computer. De opkomst van de softphone, bellen via de pc, heeft een enorme sprong gemaakt toen fabrikanten als Microsoft, Cisco, Avaya, 3CX, Huwaei oplossingen lanceerde onder de verzamelnaam Unified Communications.

Een headset werd een paar jaar geleden gezien als een product dat alleen in Call Centers gebruikt werd. Anno 2017 is dit wel anders, een goede kwaliteit headset is voor gebruikers van een softphone zelfs cruciaal geworden. De tijd dat alleen callcenter medewerkers een headset gebruikte is allang voorbij, maar ook andere afdelingen in het bedrijf kiezen er steeds vaker voor een headset te gebruiken.

De uitdaging

Wanneer een headset cruciaal is dan moet deze goed werken. Een goed werkende headset is een essentieel instrument waar mensen op vertrouwen voor een productieve en efficiënte communicatie met hun klant. De verantwoordelijkheid voor headsets ligt in de meeste gevallen bij de IT-afdeling. Op het moment dat zij verantwoordelijk zijn voor meerdere headsetgebruikers ontstaat er nieuwe uitdaging. Er is geen makkelijke manier om te weten hoeveel en welk type headsets er worden gebruikt. Er is geen gemakkelijke manier om aanpassingen door te voeren behalve door fysiek aanwezig te zijn om problemen op te lossen.

Dit is tijdrovend, arbeidsintensief en frustrerend voor IT-medewerkers om nog maar te zwijgen over de hoge kosten voor het bedrijf. Het goede nieuws is dat Plantronics een oplossing heeft die helpt bij het - bijna in realtime - bewaken, beheren, vanaf 1-werkplek (ook bij meerdere kantoren in Nederland) en onderhouden van headsets. Het gevolg is dat IT-afdelingen moeiteloos headsets kunnen beheren en dat gebruikers beschikken over goed onderhouden apparaten waarmee ze kunnen communiceren en de klanttevredenheid kunnen verbeteren.

Plantronics Manager Pro

Met Plantronics Manager Pro hebben IT-afdelingen een echte oplossingen die voorziet in:

  • gebruiksvriendelijke hulpmiddelen om instellingen te configureren en tegelijkertijd voor alle headsetgebruikers de firmware bij te werken;
  • rapportagefunctionaliteit die een bijna realtime momentopname van de headsets in gebruik biedt;
  • rapporten over naleving van firmware en software, status van inventaris en headsetgebruik binnen de organisatie om ongecontroleerde configuraties te voorkomen; en
  • de mogelijkheid om problemen op afstand te verhelpen.

Plantronics Manager Pro geeft vanaf een centrale locatie volledig inzicht in alle headsets die in gebruik zijn. Hierdoor kunnen IT-afdelingen proactief zijn in plaats van reactief. Alles in de cloud. Alles zichtbaar vanuit de internetbrowser van de IT-manager.

Voor headsetgebruikers betekent Manager Pro consistentie. Voor klanten betekent het tevredenheid. En voor IT-afdelingen betekent het moeiteloos beheer (en een hele grote opluchting).

Return on investment (ROI)

Het product Manager Pro is opgebouwd in verschillende modules. Het begint met de basis module, Manager Pro Asset Analysis Suite. Dit is uitbreidbaar met additionele modules die we verderop op deze pagina zullen bespreken. Om een goed beeld te geven van de snelheid waarmee dit product zichzelf terugverdiend gaan we uit van een bedrijf van 25 medewerkers met twee bedrijfslocaties in Nederland.

De factoren waarop je als bedrijf gaat besparen zijn:

  • Tijd voor het configureren van de headsets per gebruiker
  • Fysiek naar mensen toegaan om een headset te configureren (bij meerdere locaties komt hier ook de reistijd bij)
  • Tijd voor het updaten van de software van iedere headset
  • De noodzaak fysiek naar de werknemer toe te gaan om problemen op te lossen

Op jaarbasis kan het gebruik van Manager Pro een tijdsbesparing voor IT opleveren van zo'n 113 uur op basis van 25 medewerkers.

Uitgaande van een gemiddeld uurloon van € 35,00 per uur voor een IT medewerkers komt dit neer op een besparing van zo'n € 3.900,-- per jaar. De kosten voor Manager Pro (voor 1-250 gebruikers) is € 1.400,-- per jaar. Hiermee komt de ROI uit op een factor van 2.83.

Deze berekening laat zien dat ook voor kleinere bedrijven een grote winst in tijd en kosten te behalen valt door Manager Pro te gebruiken.

(Het betreft hier een voorbeeld calculatie en u kunt hier geen rechten aan ontlenen).

De modules

Er zijn 4 modules (bij het schrijven van deze informatiepagina) voor Manager Pro.

1. ASA; Dit is de basismodule die u altijd nodig heeft. De Asset Analysis Suite biedt u de mogelijkheid om te zien hoeveel en welke headsets er in uw bedrijf gebruikt worden, op afstand de headsets voorzien van de nieuwste software updates, instellingen (configuratie) opzetten per product, groep of medewerker. Ook zie je naast het aantal Plantronics producten die in gebruik zijn andere USB apparaten die zijn aangesloten bij alle gebruikers.

2. UGA; Dit is de Usage Analysis Suite. Deze module geeft een gedetailleerd inzicht in het gebruik van de headsets en de patronen van uw medewerkers. Zetten mensen het gesprek vaak op mute? Passen mensen regelmatig het volume aan? Hoe lang zitten mensen aan de telefoon? Deze module is met name nuttig voor groepen die veel aan de telefoon zitten zoals bijvoorbeeld een klantenservice afdeling.

3. CVA: Dit is de Conversation Analysis Suite. In deze module worden de gesprekken zelf geanalyseerd. Hier wordt bijvoorbeeld gekeken naar het percentage "Over-Talk" per gesprek. Over-Talk is het moment dat beide personen tegelijk praten, dit kan erop wijzen dat er een probleem of vertraging is in de communicatie. Dit kan als heel hinderlijk worden ervaren door de klant maar ook door uw medewerker.

4. ACA: Dit is de Acoustic Analysis Suite. In deze module wordt een verdiepte analyse gemaakt van de Akoustische Prestatie van de headset gedurende de gesprekken. Het geeft meer inzicht in het dagelijkse geluid waaraan werknemers worden blootgesteld. Stel dat mensen aangeven dat ze bijna niks horen als ze met de klant praten, dan biedt deze module inzicht in wat er werkelijk gebeurd. Het zou kunnen zijn dat er een instelling niet goed staat of dat er daadwerkelijk iets mis met de headset. Met deze module ziet u veel sneller waar het probleem zit en kunt u veel gerichter het probleem oplossen.

De modules 2,3 en 4 zijn optioneel en kunnen op ieder tijdstip worden toegevoegd aan uw basismodule.

Gratis 60 dagen uitproberen

Wij zijn overtuigd van de voordelen die Manager Pro u biedt maar wij kunnen ons goed voorstellen dat u de oplossing eerst zelf in actie wilt zien. Geen enkel probleem, u kunt via ComSound maar liefst 60 dagen geheel gratis het product Manager Pro uitproberen!

Om uw eigen proefversie aan te vragen kunt u telefonisch contact opnemen met ons via 023-8926113. U kunt ons natuurlijk ook via e-mail bereiken, onze e-mail is info@comsound.nl.

ComSound officieel Plantronics SaaS verkooppartner

ComSound is officieel een Plantronics SaaS (Software-as-a-Service) verkooppartner. Dit houdt in dat wij ons dienen te certificeren voordat wij Manager Pro kunnen aanbieden en dat wij hier zelf ook gebruik van maken. Dit is belangrijk voor ons en geeft u als klant van ComSound de zekerheid dat wij u kunnen ondersteunen bij de implementatie of tijdens het gebruik van Manager Pro.